Hinweise zur Vorbereitung der Fibu-Unterlagen

Allgemeines

1. Jede nachgereichte Rechnung kostet etwa das Fünffache an Zeit wie eine sofort eingereichte Rechnung. Jede Nachfrage von uns bedeutet zusätzlichen Zeitaufwand. Achten Sie deshalb auf die Vollständigkeit der vorbereitenden Buchführung. Damit schonen Sie die Nerven aller Beteiligten und Ihren Geldbeutel.
2. Bitte bearbeiten Sie unsere Rückfragen immer regelmäßig und vollständig.
3. Vermeiden Sie das doppelte Hochladen von Belegen. Am einfachsten ist es, wenn Sie die bereits bearbeiteten Papier-Belege in Ihrer Ablage als „digitalisiert“, mit einem Haken auf der Papierrechnung oder anderweitig markieren.
4. Durch das Zuordnen der Belege an die im Unternehmen online integrierten Bankkontoumsätze können Sie feststellen, dass Sie alle Belege zu den Bankbuchungen hochgeladen haben.
5. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie eine Rechnung ausstellen können (insb. an Kunden im Ausland), lassen Sie uns diese vorher prüfen.
6. Nutzen Sie Helferlein wir invoicefetcher oder getmyinvoices, um digitale Rechnungen automatisch zu bündeln und auf Unernehmen online hochzuladen. Auch die Verwendung einer Mailadresse für die Zustellung von (e)-Rechnungen, welche direkt zur DATEV weitergeleitet werden ist sinnvoll. Sehen Sie dazu auch: https://akuratax.de/practice/erechnung/
7. Vorsteuerabzug – Grundsätzlich und im Besonderen bei Amazon sonstige Marktplätze/TEMU: für den Vorsteuerabzug ist es unerlässlich, dass eine Rechnung vorliegt, die sämtliche gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG erfüllt.
   Da die beispielsweise von TEMU bereitgestellten Dokumente diese Anforderungen nicht erfüllen, kann die in diesen Transaktionen ausgewiesene Umsatzsteuer grundsätzlich nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.
   Wir empfehlen Ihnen, für betriebliche Anschaffungen eine alternative Plattform wie z.B. Amazon oder Alibaba zu nutzen. Diese bieten die Möglichkeit (und für Sie als Unternehmer die Pflicht), neben einem privaten Profil ein Unternehmenskonto anzulegen, in dem Ihre steuerlichen Daten hinterlegt werden können. So können Sie sicherstellen, dass Ihnen ordnungsgemäße Rechnungen ausgestellt werden, die die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts erfüllen und Ihnen den Vorsteuerabzug ermöglichen.
   Wenn Sie bei Amazon bestellen wollen, dann verwenden Sie einen Amazon Business-Account und hinterlegen Sie dort Ihre USt-Id-Nr. Nur dann ist die Wahrscheinlichkeit gegeben, dass Sie korrekte Rechnungen erhalten.

8. Wenn Darlehen aufgenommen oder sonstige für die Fibu relevanten Verträge abgeschlossen werden (insb. Miet- und Leasingverträge), senden Sie uns diese bitte immer unaufgefordert mit der monatlichen Fibu zu. Gleiches gilt, wenn es Kapitalerhöhungen oder Veränderungen in der Gesellschaftsstruktur gibt.
9. Wenn Sie Ihre Unterlagen nicht rechtzeitig mit ausreichend Bearbeitungszeit für uns einreichen, entstehen Säumnis- und Verspätungszuschläge. Wir geben keine Null-Meldungen ab, wenn Sie zu spät liefern. Wenn Einnahmen erzielt wurden und diese nicht als solche gemeldet werden, ist das Steuerhinterziehung und das führt im Zweifel zu einem Strafbefehl.
10. Im Unternehmen online laden Sie Belege und Unterlagen bitte laufend hoch.
11. Rufen Sie regelmäßig, am Besten wöchentlich, die Bankkontoumsätze ab (wenn diese nicht automatisch von der Bank übermittelt werden).
12. Ordnen Sie die Belege dem Kontoauszug zu.
13. Wenn Sie Ihre Belege scannen und anschließend die Papierbelege vernichten möchten, ist zwingend eine so genannte Verfahrensdokumentation erforderlich, die darlegt, wie Belege erfasst und abgelegt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist ein besonderer Prozess, der laufend überwacht werden muss. Achten Sie also unbedingt auf die ordnungsgemäße Archivierung Ihrer Papier-Belege sowie der elektronischen Rechnungen (pdf. und eRechnungen)!

Rechnungen & Betriebsausgaben 

1. Es gilt nach wie vor (und immerdar): Keine Buchung ohne Beleg!
2. Wenn ein Beleg verloren gegangen ist, erstellen Sie immer einen Eigenbeleg. Bei Eigenbelegen ist kein Vorsteuerabzug möglich, wir können aber die Betriebsausgaben berücksichtigen.
3. Betriebsausgaben sind nur Ausgaben, die den Betrieb betreffen. Freiberufler und Gewerbe-treibende sollten immer ein separates Geschäftskonto einrichten und geschäftliche und private Sphäre klar trennen. Bitte private Ausgaben klar kennzeichnen (hierfür gibt es im Unternehmen online eine Notizmöglichkeit bei den Bankkontoumsätzen).
4. Mahnungen, EC- und Kreditkartenabrechnungen sind KEINE Rechnungen.
5. Rechnungen über 250 EUR müssen IMMER folgende Informationen enthalten, sonst ist kein Vorsteuerabzug möglich:
   1. Vollständiger Name & Anschrift Leistungsempfänger
   2. vollständiger Name & Anschrift leistender Unternehmer
   3. Ausstellungsort & Datum der Rechnung
   4. Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
   5. Zeitpunkt der Lieferung und Leistung (Monat genügt)
   6. Menge und Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung/Art und Umfang der Leistung
   7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
   8. zu zahlender Netto-Betrag, USt-Satz und Höhe Steuerbetrag, Bruttogesamtbetrag.

6. Rechnungen unter 250 EUR: Bei Taxi- und anderen Belegen UNTER 250 EUR muss zumindest der USt-Satz verzeichnet sein, die Summe der Umsatzsteuer muss nicht ausgerechnet sein. Auch der Rechnungsempfänger muss nicht verzeichnet sein.
7. Bewirtung: Bewirtungsbelege müssen mindestens zwei Essen umfassen. Auf dem Bewirtungsbeleg müssen die bewirteten Personen und der Anlass stehen. Immer angeben, ob Mitarbeiter oder Geschäftspartner bewirtet wurden.
8. Kasse: Eine Kasse muss täglich kassensturzfähig sein. Eine Kasse kann NIE im Minus sein. Bare Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen! Sehen Sie dazu bitte unsere Ergänzenden Informationen zur Kassenführung.
9. Auslagen: Sie müssen nicht zwingend eine Kasse führen, nur weil Sie Belege auch mal bar bezahlen. Es ist ausreichend, wenn Sie die bar bezahlten Belege als „Auslage [Mustermann]“ kennzeichnen. Sie werden dann auf ein Verrechnungskonto gebucht.
10. Geschenke: Name des Empfängers auf dem Beleg verzeichnen, auch ob für Mitarbeiter oder Externe und den Anlass. Max. 50 EUR/Jahr pro Person. Geschenke, die keine Streuartikel (10 €) sind, müssen zusätzlich mit 30 % pauschal versteuert werden und sollten daher sparsam verwendet werden.
11. Kreditkartenabrechnungen: Kreditkartenabrechnungen und dazugehörige Belege legen Sie bitte in einem separaten Ordner in DUO (Datev Unternehmen Online) ab. Bitte achten Sie darauf, dass alle Belege zu den Kreditkartenabrechnungen vollständig sind.
12. Reisekosten:
    Rechnungen zu Reisekosten, die per Bank bezahlt werden, laden Sie bitte mit den Eingangsrechnungen hoch.
    Rechnungen zu Reisekosten, die mit Kreditkarte bezahlt wurden, laden Sie bitte mit den Kreditkartenbelegen hoch.
    Barbelege laden Sie bitte bei den Auslagen oder in der Kasse hoch.
    Eine Reisekostenabrechnung muss den Beginn einer Reise (Datum, Uhrzeit), das Ende (Datum, Uhrzeit), den Ort (ggf. die Reiseroute) sowie den Anlass enthalten. Nur so können Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten berechnet werden.

Insgesamt verweisen wir zu den genannten und weiteren Themen auf unsere Homepage:

Allgemein zugängliche Informationen finden Sie auf unserer Homepage Downloads und Informationen.

In unserem kennwortgeschützten Mandanten-Bereich finden Sie weitere interessante Merkblätter und Informationen. Das Kennwort lautet: AXInfo2023

Zu einzelnen Themen wie z.B. Reisekosten können Sie von uns gerne auch Vorerfassungs-Tabellen oder weitere Arbeitshilfen erhalten. Bitte sprechen Sie uns darauf an.